Das spanische Wohnungseigentumsgesetz (Ley de Propiedad Horizontal) macht keine konkreten Vorgaben zum Ort, an dem die Eigentümerversammlungen stattfinden sollen. Es enthält zwar Vorschriften zur Form der Einberufung der Versammlung, den unterschiedlichen Ladungsfristen (in Abhängigkeit davon, ob es sich um eine ordentliche oder außerordentliche Eigentümerversammlung handelt) und zum Mindestinhalt der Ladung (Nennung des Ortes, der Uhrzeit der ersten und gegebenenfalls zweiten Einberufung, Tagesordnungspunkte und Schuldnerliste). Zu dem Ort, an welchem die Versammlung abzuhalten ist, verliert es allerdings kein Wort.
Da die Einberufung der Eigentümerversammlung dem Präsidenten der Eigentümergemeinschaft obliegt, wird er normalerweise auch selbstbestimmt den Ort der Versammlung wählen. In denjenigen Fällen, in denen der Präsident dieser Pflicht nicht nachkommt, er untätig bleibt oder sich gar, auf Antrag der Eigentümer weigert, die erbetene Versammlung einzuberufen, können auch die Eigentümer, wenn sie wenigstens 25 % der Beteiligungsquoten innehaben oder auf sie ein Viertel der Stimmen entfällt, eine Versammlung selbst veranlassen und durchführen. Die Wahl des tatsächlichen Versammlungsorts obliegt damit dem oder den Initiatoren der Versammlung, und diese werden ihre Entscheidung nach eigenem Ermessen treffen.
Festlegung durch die Satzung oder Teilungserklärung
Anders sieht es aus, wenn die Satzung einen festen Ort bestimmt, an welchem die Versammlungen stattzufinden haben, oder die Satzng allgemeine Aussagen trifft, wie beispielsweise, dass die Versammlungen im Gemeindegebiet oder nicht weiter entfernt als in den angrenzenden Gemeindegebieten zu erfolgen haben. In diesen Fällen darf von derartigen Regelungen nicht abgewichen werden, und die Abhaltung der Versammlung an einem weiter entfernten Ort könnte angefochten werden.
An welchem Ort sollte die Eigentümerversammlung abgehalten werden?
Sinnvollerweise sollte eine Versammlung am Ort der Liegenschaft selbst stattfinden. Entweder verfügt die Hausgemeinschaft über entsprechende Gemeinschaftselemente, wie etwa Grünanlagen, Sporteinrichtungen, einen Hof, einen Empfangsbereich oder gar über gemeinschaftliche Veranstaltungsräume, oder die Veranstaltung muss an einen nahe gelegenen Ort ausgelagert werden.
Bei sehr kleinen Gemeinschaften finden sich manchmal Eigentümer die bereit sind die Versammlung in ihrer Wohnung oder Haus durchführen zu lassen.
Bei sehr großen Gemeinschaften oder Urbanisationen und Immobilienkomplexen, wird es entweder die oben genannten, entsprechend dimensionierten Gemeinschaftsanlagen im Freien geben, oder es lohnt sich die oftmals äußerst günstigen Angebote der Gemeinde in Erfahrung zu bringen und dorthin auszuweichen, denn in vielen Orten kann man für einen vergleichsweise geringen Betrag deren Einrichtungen nutzen.
Verfügt die Gemeinschaft über einen professionellen Hausverwalter, bietet dieser häufig die Abhaltung der Versammlung in seinen Räumlichkeiten an.
Ansonsten ist es regelmäßig nicht besonders problematisch in nahe gelegenen Gaststätten, Restaurants oder Cafés Räume zu reservieren. Gerade wenn die Versammlung an einem Tag und einer Uhrzeit stattfindet, welche außerhalb der Hauptbetriebszeiten liegt, stellt die Abhaltung einer Versammlung an diesen Orten ein zusätzliches Einkommen für die Wirte dar.
Warum also sollte eine Versammlung nicht auf dem Grundstück der Eigentümergemeinschaft oder in unmittelbarer örtlicher Nähe bzw. in der gleichen Gemeinde stattfinden?
Nun, manchmal liegt eine Eigentümergemeinschaft an einem relativ isolierten Ort, oder sämtliche Eigentümer leben das ganze Jahr über in einer nahe gelegenen Stadt und ziehen es vor, einer Versammlung in ihrem Heimatort beizuwohnen, anstatt zu ihrem Zweitwohnsitz oder Feriendomizil, alleine zum Zwecke der Teinlahme an der Versammlung zu reisen.
In anderen Fällen will es der Zufall, dass sämtliche Eigentümer aus dem Ausland stammen, und dort sogar in der gleichen Region leben, weil die gesamte Liegenschaft vom Bauträger über einen dortigen Makler beworben und verkauft wurde.
Dann können theoretisch auch andere, alternative, vielleicht sogar im Ausland gelegene Orte für die Abhaltung der Versammlung in Frage kommen.
In keinem Fall darf aber die Wahl des Veranstaltungsortes dazu führen, dass Eigentümer an der Teilnahme gehindert sind, weil die Versammlung in einer Stadt erfolgt, die in keinerlei Beziehung zur Liegenschaft steht.
Und da das spanische Wohnungseigentumsgesetz sogar die Möglichkeit einer spontan durchgeführten Eigentümerversammlung vorsieht, wenn sämtliche Eigentümer am gleichen Ort selbst oder mittels Vertreter zusammen kommen, steht auch einer Wahl des exotischsten Veranstaltungsortes nichts im Wege, wenn alle Eigentümer dies wünschen.
Die Wahl des Ortes darf aber eben keine Behinderung bei der Ausübung der Rechte und Pflichten der Eigentümer darstellen.
Gibt es Ausnahmen bei ordentlichen oder außerordentlichen Eigentümerversammlungen?
Nein. Es macht keinen Unterschied, um welche Art von Versammlung es sich handelt. Der einzig relevante Unterschied zwischen beiden Versammlungsarten ist ohnehin nur in der vom Gesetzgeber geforderten Vorankündigungszeit und dem eigentlichen Zweck der Versammlung zu sehen. Während zu einer ordentlichen Versammlung mit mindestens sechs Tagen Vorlaufzeit geladen werden muss, können außerordentliche Versammlungen so kurzfristig einberufen werden, wie erforderlich, solange sichergestellt ist, dass alle Eigentümer rechtzeitig von der Versammlung erfahren.
Einschränkung auf Ort im Gemeindegebiet
Man wird deshalb annehmen dürfen, dass zunächst der Ort heranzuziehen ist, der in der Satzung als Veranstaltungsort bestimmt wurde. Fehlt es an einer entsprechenden Angabe, so sollte die Versammlung auf dem Grund und Boden der Gemeinschaft oder an einem anderen Ort in der gleichen Gemeinde stattfinden. Auch die Durchführung in einer Nachbargemeinde kann zulässig sein, wenn es hierfür stichhaltige Gründe gibt. Liegt der Veranstaltungsort noch weiter entfernt, muss geprüft werden, ob die Wahl des Ortes eine Teilnahmehürde darstellen könnte. Erschwert diese Wahl die Teilnahme, sollte von der dortigen Abhaltung Abstand genommen werden. Andernfalls bestehen gute Erfolgsaussichten, wenn der in der Versammlung abwesende Eigentümer die dort getroffenen Beschlüsse mit der Begründung anficht, der herangezogene Veranstaltungsort habe seine Teilhabe am Selbstverwaltungsprozess der Gemeinschaft unangemessen eingeschränkt.
Wer über einen professionellen Hausverwalter verfügt, muss sich diesbezüglich meist keine Sorgen machen, denn dieser wird den Eigentümern derartige Probleme abnehmen, und die Wahrscheinlichkeit, dass jemand eine begründete Anfechtungsklage formuliert, erheblich reduzieren. Der Verwalter wird außerdem einigermaßen realistisch einschätzen können, inwieweit die Abhaltung der Versammlung in der Immobilie selbst, sinnvoll wäre.
Glücklicherweise erlauben es die heutigen technischen Möglichkeiten sogar vollständig telematische oder hybride Versammlung durchzuführen. Liegen die konkreten Voraussetzungen hierfür vor, schafft dies zusätzliche Flexibilität, denn wer ohnehin Online an der Versammlung teilnehmen möchte, dem kann es gleichgültig sein, ob die Präsenzversammlung in Port D´Andratx, Palma oder Capdepera stattfindet bzw. von welchem Ort der Präsident und die Hausverwaltung die Versammlung leiten bzw. protokollieren.